Kelola Keluhan Pelanggan dengan Sistem Ticketing Barantum

Mengelola keluhan pelanggan adalah salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan bisnis. Setiap keluhan yang diterima merupakan kesempatan untuk memperbaiki layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Namun, tanpa sistem yang efisien, proses penanganan keluhan bisa menjadi kacau dan membingungkan. Salah satu solusi yang dapat membantu bisnis dalam mengelola keluhan pelanggan secara efektif adalah sistem ticketing Barantum.

Tantangan Manajemen Keluhan Pelanggan dalam Bisnis

Manajemen keluhan pelanggan yang buruk dapat merusak reputasi bisnis dan mengurangi loyalitas pelanggan. Beberapa tantangan umum yang dihadapi oleh bisnis dalam menangani keluhan pelanggan antara lain:

Sistem Pencatatan yang Tidak Terstruktur

Tanpa sistem yang jelas, keluhan pelanggan bisa terabaikan atau salah ditangani. Banyak perusahaan yang mengandalkan catatan manual atau komunikasi lewat berbagai saluran tanpa pengelolaan yang terpusat.

Waktu Respons yang Lambat

Pelanggan yang merasa keluhannya tidak ditangani dengan cepat cenderung kecewa dan bisa beralih ke pesaing. Waktu respons yang lambat sering kali menjadi sumber utama ketidakpuasan pelanggan.

Kurangnya Koordinasi Antar Tim

Tanpa sistem yang terintegrasi, komunikasi antar tim sering kali terhambat, menyebabkan miskomunikasi dan lambatnya penyelesaian keluhan. Tim sales, customer service, dan teknis mungkin memiliki data yang berbeda, sehingga pelanggan harus mengulang keluhannya berkali-kali. Hal ini dapat menurunkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.

Tidak Ada Tindak Lanjut Setelah Penyelesaian 

Banyak bisnis hanya fokus menyelesaikan keluhan tanpa melakukan follow-up untuk memastikan pelanggan benar-benar puas. Tanpa tindak lanjut, pelanggan mungkin masih mengalami masalah yang sama di kemudian hari, yang berpotensi merusak reputasi bisnis dan mengurangi loyalitas pelanggan.

Kurangnya Data untuk Analisis dan Perbaikan

Tanpa adanya pelaporan yang sistematis, bisnis kesulitan untuk menganalisis jenis keluhan yang paling sering terjadi dan mencari solusi yang lebih permanen.

Apa itu Ticketing?

Ticketing adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan melacak masalah atau keluhan pelanggan. Dalam sistem ini, setiap keluhan atau masalah yang diajukan oleh pelanggan akan dijadikan satu "tiket" yang berisi informasi terkait, seperti jenis keluhan, waktu diterima, status penanganan, dan siapa yang bertanggung jawab.

Ticketing memudahkan perusahaan untuk memantau keluhan pelanggan secara real-time, memberikan respons yang cepat, dan memastikan bahwa setiap masalah ditangani dengan baik hingga terselesaikan.

Sistem ticketing yang efisien mengurangi kemungkinan keluhan terlewat atau tidak tertangani dengan baik, dan dengan menggunakan omnichannel ticketing system, bisnis dapat mengelola keluhan pelanggan yang masuk dari berbagai saluran komunikasi dalam satu platform yang terintegrasi.

Manajemen Keluhan Pelanggan yang Efektif dengan Fitur Ticketing dari Barantum CRM

Sistem ticketing Barantum dirancang untuk mempermudah manajemen keluhan pelanggan dan memberikan solusi yang lebih cepat dan efisien. Berikut adalah beberapa fitur unggulan Barantum dalam mengelola keluhan pelanggan:

1. Pembuatan Tiket Otomatis

Setiap keluhan atau pertanyaan pelanggan yang masuk akan secara otomatis dibuat menjadi tiket dalam sistem. Hal ini memastikan bahwa tidak ada permintaan pelanggan yang terlewat dan seluruh keluhan dapat dikelola dengan lebih terstruktur.

2. Manajemen Tiket

Sistem ini memudahkan Anda dalam memantau, menangani, dan merespons setiap masalah atau pertanyaan pelanggan dengan cepat dan efisien. Dalam sistem tiket CRM, pelanggan dapat mengajukan permintaan melalui berbagai kanal komunikasi, seperti email, telepon, pesan teks, atau media sosial. 

Setiap tiket dilengkapi dengan nomor unik yang berfungsi untuk memastikan proses penyelesaiannya dapat dikelola dan dilacak dengan baik.

3. Integrasi Omnichannel

Barantum CRM memungkinkan bisnis untuk menangani keluhan pelanggan dari berbagai saluran komunikasi, seperti WhatsApp, email, live chat, media sosial, hingga call center dalam satu platform. Ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi bisnis melalui kanal pilihan mereka tanpa kehilangan histori percakapan.

4. Penugasan Otomatis

Tiket yang masuk dapat secara otomatis dialokasikan kepada tim atau agen yang tepat berdasarkan kategori keluhan, tingkat urgensi, atau ketersediaan agen. Dengan penugasan otomatis, penyelesaian keluhan bisa lebih cepat dan efektif.

5. Riwayat Aktivitas

Setiap interaksi pelanggan akan tercatat dalam sistem, termasuk percakapan, perubahan status tiket, dan respons dari tim customer service. Dengan riwayat yang lengkap, tim dapat memahami konteks keluhan pelanggan tanpa harus bertanya ulang, meningkatkan efisiensi dalam menangani masalah.

6. Pengingat dan Notifikasi

Fitur notifikasi otomatis memastikan bahwa setiap tiket pelanggan mendapatkan perhatian yang sesuai. Pengingat akan dikirimkan kepada agen jika ada tiket yang belum ditangani dalam waktu tertentu, sehingga tidak ada keluhan yang terabaikan.

7. Dashboard Real-Time

Bisnis dapat memantau performa tim customer service melalui dashboard yang menampilkan data real-time seperti jumlah tiket masuk, waktu respons, tingkat penyelesaian tiket, dan kepuasan pelanggan. Dengan data ini, manajer dapat mengambil keputusan lebih cepat untuk meningkatkan kualitas layanan.

Dengan sistem ticketing Barantum, perusahaan dapat mengelola keluhan pelanggan secara lebih efektif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya memperkuat reputasi bisnis. 

Optimalkan lead generation bisnis Anda sekarang juga dengan ticketing software terbaik dari Barantum CRM!