Cara Simple Kelola Banyak Chat dari Banyak Saluran untuk Bisnis

Komunikasi dengan pelanggan terjadi melalui berbagai saluran seperti media sosial, website, aplikasi pesan, dan email. Kondisi ini menuntut bisnis untuk dapat merespon secara cepat dan efisien. 

Namun, tanpa sistem yang terintegrasi, menangani banyak chat dari berbagai saluran menjadi tantangan besar. 

Menyadari tantangan-tantangan tersebut, banyak bisnis kini mulai beralih ke solusi terintegrasi untuk menyederhanakan pengelolaan komunikasi multi-saluran seperti omnichannel marketing. Pendekatan yang tepat dapat mengubah berbagai kendala operasional menjadi kesempatan untuk meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.

Berikut ini, kita akan mengulas berbagai masalah yang sering dihadapi dan bagaimana solusi inovatif dapat membantu mengubah tantangan tersebut menjadi peluang.

Masalah yang Dihadapi Bisnis dalam Mengelola Banyak Chat

Bisnis seringkali mengalami kendala ketika harus mengelola pesan masuk dari berbagai platform secara bersamaan. Berikut adalah lima masalah utama yang sering terjadi:

Multiple atau Duplikasi Pesan

Pesan yang masuk dari berbagai saluran seringkali tidak terkoordinasi dengan baik. Hal ini dapat mengakibatkan pesan yang sama diproses lebih dari satu kali atau bahkan terlewat.

Waktu Respon yang Lambat

Pemantauan manual di berbagai platform menyebabkan keterlambatan dalam menjawab pertanyaan pelanggan, sehingga menurunkan kepuasan pelanggan.

Risiko Kehilangan Pesan Penting

Tanpa sistem terpusat, pesan penting mudah hilang di antara tumpukan chat, yang berdampak pada efektivitas pelayanan.

Kesulitan dalam Analisis Data

Data dari berbagai saluran yang tersebar membuat proses analisis dan monitoring performa layanan menjadi lebih rumit dan tidak komprehensif.

Keterbatasan Sumber Daya Manusia

Mengelola volume pesan yang tinggi secara manual membutuhkan tenaga yang banyak, sehingga beban kerja tim menjadi sangat berat dan berisiko terjadi kelelahan.

Kelola Banyak Chat dari Banyak Saluran dengan Omnichannel Barantum

Barantum Omnichannel adalah platform yang dibuat untuk memudahkan bisnis dalam mengelola seluruh interaksi pelanggan dari berbagai kanal komunikasi secara terpadu.

Solusi ini memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan layanan pelanggan seperti telepon, live chat, email, dan WhatsApp dalam satu sistem, sehingga proses pemantauan menjadi lebih sederhana dan pengalaman pelanggan tetap konsisten di setiap kanal.

Berikut adalah beberapa fitur unggulan yang ditawarkan oleh Barantum:

1. Kelola Banyak Saluran dalam Satu Tempat

Dengan aplikasi Barantum, bisnis bisa balas semua pesan pelanggan dari channel manapun mulai dari WhatsApp, sosial media seperti Facebook dan Instagram, hingga ecommerce seperti Shopee dan Tokopedia ataupun platform lainnya dalam satu tempat. 

Saat ini Omnichannel Chat Barantum sudah ada 15+ channel yang terintegrasi, yang tentunya hal ini akan memudahkan pekerjaan tim admin dibandingkan jika harus membuka tiap platform pada tabs berbeda satu per satu di browser mereka.

2. Bisa Digunakan Banyak Admin Bersamaan

Platform Barantum mendukung kerja tim dengan memungkinkan beberapa admin mengakses dan mengelola pesan secara bersamaan.

Ini membantu pembagian tugas yang efisien, sehingga setiap pesan pelanggan dapat segera direspon tanpa adanya tumpang tindih.

3. Distribusi Chat Otomatis Secara Merata

Fitur ini memastikan setiap pesan pelanggan didistribusikan secara adil ke semua agen.

Dengan begitu, tidak ada satu agen yang terbebani terlalu banyak, dan respon terhadap pesan menjadi lebih cepat serta konsisten. Dengan pembagian ini juga akan membantu tim dapat merespon pelanggan secara maksimal.

4. Bisa Atur Auto Respon saat Jam Kerja dan Diluar Jam Kerja

Dengan fitur charbot Barantum, Anda dapat mengatur balasan otomatis sesuai dengan waktu operasional.

Respon pesan tersebut dapat disiapkan dan disimpan pada sistem, sehingga pelanggan selalu mendapatkan informasi atau konfirmasi meskipun tim sedang tidak online.

5. Bisa Pantau First Response Time Tiap Agent

Fitur ini untuk mengetahui dan membantu Anda memantau seberapa cepat setiap agen memberikan tanggapan pertama kepada pelanggan. Dengan begitu, Anda bisa memastikan bahwa layanan yang diberikan selalu responsif (sesuai SLA) dan mencari area perbaikan jika diperlukan.

6. Mudah Jangkau Pelanggan dengan Fitur WA Blast

Dengan fitur WA Blast, Anda bisa mengirim pesan massal melalui WhatsApp ke banyak pelanggan sekaligus tanpa batas (unlimited). Ini sangat menguntungkan untuk kampanye pemasaran skala besar, pengumuman penting, atau pemberitahuan mendesak yang perlu disebarkan secara cepat.

7. Tersedia Fitur Ticketing untuk Kelola Keluhan Pelanggan

Barantum menyediakan sistem ticketing yang memudahkan pencatatan, pemantauan, dan penyelesaian keluhan pelanggan. Setiap keluhan dan masalah pelanggan yang masuk akan terdokumentasi rapi sehingga tidak ada keluhan yang terlewatkan dan dapat segera ditindaklanjuti.

8. Chatbot AI untuk Balas dan Respon Otomatis 24 Jam

Fitur kecerdasan buatan (AI) yang dikembangkan Barantum dapat menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis selama 24 jam. Ini memastikan bahwa pelanggan akan selalu mendapatkan respons, bahkan saat di luar jam kerja.

9. Dashboard Real-Time dan Analitik yang Lengkap

Dashboard yang interaktif menampilkan data secara real-time sehingga Anda dapat melihat performa layanan secara langsung. Fitur analitik membantu Anda memahami tren, mengukur kinerja, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.

10. Bisa Diakses dari Mana Saja dengan Mobile Apps

Aplikasi mobile Barantum memungkinkan Anda dan tim untuk mengakses sistem kapan saja dan dari mana saja. Ini memberikan fleksibilitas tinggi, sehingga pengelolaan interaksi pelanggan tidak terbatas oleh lokasi atau perangkat yang digunakan.

Di tahun 2025, bisnis dituntut untuk berinovasi lebih dalam memenuhi harapan pelanggan. Pemasaran omnichannel merupakan solusi yang memungkinkan bisnis memberikan pengalaman pelanggan yang seamless dan bersifat personal.

Sebagai perusahaan teknologi penyedia aplikasi omnichannel terbaik, Barantum dapat membantu menggabungkan berbagai saluran komunikasi, menyesuaikan pesan sesuai kebutuhan, serta meningkatkan efektivitas strategi pemasaran Anda.