7 Tips untuk Kegiatan PR Virtual yang Sukses

Menyelenggarakan acara yang sukses adalah cara tepat untuk mempresentasikan produk dan layanan perusahaan kepada publik, sekaligus berkomunikasi dengan mereka. Itulah mengapa acara merupakan salah satu kegiatan PR (public relations) yang sangat penting. 

Namun, tidak menutup kemungkinan terkadang Anda harus mengadakan acara PR secara online karena kurangnya tempat atau kondisi khusus. Contohnya, pandemi atau lokasi setiap audiens yang berbeda-beda. Namun, jangan khawatir karena Anda bisa tetap menghadirkan pengalaman yang tak terlupakan bagi hadirin.

7 Tips untuk Kegiatan PR Virtual yang Sukses 

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menyelenggarakan acara PR virtual yang sukses: 

1. Buat Acara yang Unik     

Acara virtual telah menjadi hal yang lumrah sejak merebaknya pandemi Covid-19. Oleh karena itu, Anda perlu membuat topik yang menarik sebagai pembeda acara Anda agar lebih menonjol. 

Alih-alih menyelenggarakan webinar seharian, buatlah acara Anda seinteraktif mungkin. Jadi, buatlah sesuatu yang akan melibatkan audiens Anda, seperti kontes, trivia night, tantangan, hadiah, dan lainnya. 

2. Berikan Bonus

Apakah Anda berinteraksi dengan audiens melalui permainan interaktif atau giveaway? Apa pun kegiatan PR Anda, jangan lupa memberikan mereka bonus, seperti hadiah fisik atau digital kecil dengan identitas merek Anda, untuk membuat mereka merasa lebih diapresiasi. Anda dapat mengirimkan hadiah ini setelah acara, jadi pastikan untuk mendapatkan alamat pemenang dengan benar. 

Untuk meningkatkan kesadaran merek, mintalah peserta untuk mengunggahnya ke media sosial menggunakan tagar acara Anda. Anda juga bisa menjadikan langkah tersebut sebagai persyaratan untuk mengikuti permainan atau giveaway.   

3. Promosikan Acara di Media Sosial 

Tidak peduli seberapa menariknya acara Anda, jika Anda tidak mempromosikannya, semua usaha Anda akan sia-sia. Jadi, ingatlah untuk mengumumkan acara Anda melalui media sosial. Mintalah para pembicara untuk mempromosikannya di akun mereka seminggu dan beberapa jam sebelum acara.  

Cantumkan semua detail penting dalam unggahan tersebut, yaitu nama acara, hari, tanggal, nama pembicara dan foto mereka, serta aplikasi konferensi video yang akan digunakan beserta tautannya.  

Saat membuat nama acara, pikirkan tentang proposisi nilai merek Anda dan sertakan dalam nama acara agar audiens tahu apa yang dapat diharapkan dari acara Anda. 

Misalnya, proposisi nilai perusahaan Anda adalah menghubungkan perwakilan perusahaan dengan pencari kerja melalui aplikasi. Jika demikian, Anda bisa mengadakan acara virtual yang disebut "Menjadi Kandidat Terpilih saat Wawancara" atau semacamnya. 

4. Optimalkan Acara untuk Semua Perangkat 

Peserta Anda memiliki kebutuhan dan kebiasaan masing-masing. Saat menghadiri acara virtual Anda, beberapa dari mereka mungkin menggunakan laptop dan beberapa mungkin menggunakan smartphone. 

Kebanyakan orang akan menggunakan laptop untuk mendapatkan pengalaman terbaik. Namun, beberapa orang mungkin masih berada di luar rumah saat acara dimulai atau laptop mereka mungkin rusak, sehingga hanya bisa menggunakan smartphone.       

Oleh karena itu, Anda perlu mengoptimalkan acara virtual Anda untuk laptop dan smartphone. Gunakan aplikasi konferensi video yang mendukung komunikasi lintas platform, sehingga audiens yang menggunakan smartphone tetap bisa bergabung.

Selain itu, jika Anda akan melakukan presentasi, pastikan slide presentasi Anda mudah dibaca di smartphone. Anda bisa menyesuaikan warna dan ukuran huruf agar mudah dilihat di layar smartphone. Kuncinya, ingatlah untuk tidak menaruh terlalu banyak teks di setiap slide.  

5. Uji Semua Peralatan  

Sebelum memulai acara virtual, tes semua peralatan yang akan digunakan, termasuk mikrofon, gadget, kamera, pencahayaan, latar belakang, kualitas video, dan lain-lain. Hal ini sangat berdampak terhadap kenyamanan para peserta dalam mengikuti acara Anda. 

6. Sertakan CTA 

Akhiri acara Anda dengan call-to-action (CTA) alias ajakan untuk bertindak yang jelas. Dengan demikian, audiens Anda tahu apa langkah selanjutnya yang perlu diambil. Misalnya, jika perusahaan Anda menawarkan layanan web hosting, Anda bisa menawarkan diskon bagi mereka yang mendaftar dalam waktu 2 hari setelah acara. 

Pastikan proses pendaftaran tersebut cukup mudah, dan jangan lupa batasi penawaran dengan jangka waktu yang singkat agar mereka lebih terdorong untuk mendaftar.   

7. Kumpulkan Umpan Balik  

Setelah acara selesai, mintalah semua peserta untuk mengisi formulir umpan balik secara online. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka sukai dari acara Anda dan apa yang dapat ditingkatkan. 

Ini adalah kesempatan Anda untuk membuat perbaikan pada acara berikutnya, mengumpulkan topik untuk acara berikutnya, dan menjaga hubungan baik dengan para audiens. 

Kegiatan PR seperti acara khusus bisa memperkenalkan produk dan/atau layanan perusahaan kepada audiens dan membangun hubungan dengan mereka. Anda juga dapat mengadakannya secara online dan tetap memberikan pengalaman positif bagi mereka. Maka dari itu, pastikan Anda menerapkan deretan tips di atas agar acara public relations Anda sukses. 

Keywords: public relations, kegiatan PR