Siaran Pers : Pengertian, Format, Tujuan, dan Jenis

Press release adalah pernyataan resmi yang memberikan informasi tentang suatu peristiwa penting kepada publik. Press release (siaran pers) ditulis oleh tim hubungan masyarakat (humas) dan dikirim ke rekan media.   

Tim humas alias public relations (PR) biasanya menerbitkan press release untuk mengumumkan peluncuran produk atau layanan baru, acara yang akan datang, kemitraan baru, dan masih banyak lagi. 

Definisi Press Release

Press release adalah bentuk publikasi yang disiapkan tim PR untuk dikirim ke rekan media yang mungkin tertarik. Agar dapat dipublikasikan, maka tim PR harus mengirimkannya ke rekan media yang beroperasi di bidang yang sama atau setidaknya mirip dengan topik press release yang sudah ditulis. 

Dengan menerbitkan press release, perusahaan akan mendapatkan perhatian media yang positif dan dapat menjadi viral dengan cara yang baik. Disarankan untuk mengoptimalkan siaran pers dengan menggunakan strategi SEO. Hal ini akan mengarahkan traffic ke website perusahaan dan meningkatkan peringkatnya di mesin pencari.       

Press release harus dibuat dan dipublikasikan pada kesempatan-kesempatan berikut ini: 

- Meluncurkan produk atau layanan baru,  

- Memenangkan penghargaan,   

- Membangun kemitraan baru, 

- Mengadakan acara yang akan datang, 

- Krisis (sebagai penanggulangan).    

Tujuan Press Release 

Ada tujuan di balik setiap press release. Meskipun tujuannya bisa berbeda-beda, tetapi secara umum, press release memiliki tujuan-tujuan berikut ini: 

- Membangun hubungan baik dengan rekan media terkait. Hal ini akan membantu perusahaan untuk publikasi berikutnya. 

- Menciptakan reputasi yang baik. 

- Menangkal publisitas negatif dalam sebuah krisis. 

- Memberikan transparansi kepada para pemangku kepentingan. 

- Menjadi viral dengan cara yang positif. 

- Menciptakan citra yang baik. 

- Mengumumkan informasi yang layak diberitakan tentang perusahaan kepada audiens yang lebih luas. 

- Meningkatkan jumlah prospek dan penjualan.   

Struktur Press Release

Untuk memudahkan jurnalis dan pembaca dalam memindai konten, press release harus ditulis dengan struktur di bawah ini.  

1. Informasi Kontak  

Informasi ini harus ada di bagian atas siaran pers. Informasi ini mencakup nama perusahaan, alamat, email, dan nomor telepon. 

2. Logo

Logo adalah ikon yang mewakili sebuah perusahaan. Oleh karena itu, menyisipkan logo di samping informasi kontak akan secara langsung memberi tahu para jurnalis tentang sumber siaran pers yang akan mereka tangani.    

3. Dateline 

Berbeda dengan deadline (tenggat waktu), dateline adalah tanggal publikasi yang direncanakan. Jika harus segera diterbitkan, tulis 'UNTUK SEGERA DITERBITKAN'. Jika tidak, tulis tanggal publikasi yang diinginkan.   

4. Judul 

Buatlah judul yang menarik perhatian para audiens. Panjangnya tidak boleh lebih dari 70 karakter. Masukkan informasi penting, seperti: kata kunci, nama produk atau layanan baru, dan kata kerja yang bermakna. 

Jika perlu, tuliskan subjudul tepat di bawah judul, yang meringkas siaran pers dalam maksimal 120 karakter.      

5. Pendahuluan 

Pendahuluan berisi 1-2 paragraf yang memberi tahu audiens tentang 5W (apa, siapa, kapan, di mana, dan di mana) dari siaran pers tersebut.  

6. Isi 

Di bagian isi, jelaskan lebih lanjut tentang siaran pers tersebut. Sertakan fakta, statistik, kutipan yang kuat dari orang penting, dan lain-lain. Namun, hindari menggunakan jargon industri karena audiens mungkin tidak mengerti. Jangan lupa untuk menyisipkan ajakan bertindak di paragraf terakhir.  

7. Penutup 

Di bagian akhir, berikan informasi tentang tujuan, visi, dan misi perusahaan. Ini seperti bagian 'Tentang Kami' di situs web.  

Jenis Press Release

Ada berbagai jenis press release yang bisa ditulis dan dipublikasikan berdasarkan situasinya. 

1. Press Release Peluncuran 

Press release adalah cara yang efektif untuk mengumumkan peluncuran produk atau layanan baru. Press release ini dapat menginformasikan kepada audiens tentang keunggulan dan nilai jual unik dari produk atau layanan tersebut.    

2. Press Release Kemitraan Baru 

Kemitraan baru merupakan kolaborasi yang signifikan untuk memperkuat bisnis. Oleh karena itu, hal ini harus diumumkan kepada publik.  

3. Press Release Acara 

Sebuah acara PR dapat meningkatkan kesadaran merek dan pada akhirnya penjualan juga. Acara ini harus diumumkan dengan jelas untuk meningkatkan jumlah peserta.      

4. Press Release tentang Rebranding

Rebranding dapat menciptakan percakapan dan menarik banyak calon pelanggan baru. Hal ini akan memudahkan mereka untuk menemukan merek baru. Oleh karena itu, hal ini harus diumumkan dalam press release. 

5. Press Release tentang Grand Opening 

Menerbitkan siaran pers tentang grand opening adalah cara yang efektif untuk menarik calon pelanggan baru. Jurnalis hiburan dan makanan & perjalanan akan dengan senang hati meliput rilis ini.    

Kiat untuk Menulis Press Release yang Menarik 

Press release harus menarik agar audiens tertarik untuk membacanya hingga akhir dan bersedia melakukan tindakan yang diinginkan. Berikut adalah tips untuk menulis press release yang menarik: 

- Buatlah judul yang menarik perhatian,

- Jawablah 5W dalam paragraf pertama-kedua, 

- Tuliskan informasi yang jelas tentang produk, layanan, atau acara, 

- Tulis dengan detail dan lugas, 

- Masukkan statistik untuk mendukung klaim. 

- Sisipkan elemen multimedia terkait, seperti video atau foto. 

- Sisipkan ajakan bertindak di paragraf terakhir. 

- Masukkan informasi kontak yang bisa dihubungi.     

Singkatnya, press release adalah dokumen yang layak diberitakan yang akan dipublikasikan oleh media untuk membangun reputasi yang baik. Ini harus ditulis dengan baik untuk menarik pembaca agar membacanya sampai akhir dan mengambil tindakan yang diinginkan.