5 Langkah untuk Mengembangkan Kerangka Kerja Tata Kelola Risiko Humas

Manajemen risiko merupakan salah satu fungsi dari hubungan masyarakat (humas). Saat merancang kampanye humas, perusahaan perlu mengembangkan kerangka kerja tata kelola risiko humas yang efisien untuk menangani krisis apa pun yang mungkin terjadi.   

Kerangka kerja tata kelola risiko humas adalah seperangkat pedoman yang digunakan tim humas untuk menangani risiko aktivitas humas secara konsisten dan efektif. Untuk membentuk kerangka kerja ini, tim humas perlu mengidentifikasi, menilai, dan mengelola potensi risiko yang dapat memengaruhi reputasi dan kredibilitas perusahaan dan para pemangku kepentingan.  

5 Langkah untuk Mengembangkan Kerangka Kerja Tata Kelola Risiko Humas 

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk mengembangkan kerangka kerja tata kelola risiko humas yang dapat membantu Anda melindungi citra dan reputasi perusahaan: 

1. Mengidentifikasi dan Menganalisis Potensi Risiko

Langkah pertama dalam proses manajemen risiko adalah mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin timbul selama kampanye humas. Beberapa risiko yang mungkin terjadi adalah: risiko lingkungan, risiko pasar, dan risiko hukum.     

Perangkat lunak manajemen risiko memungkinkan tim humas untuk menginput risiko-risiko ini, yang membuatnya dapat dilihat oleh setiap pemangku kepentingan dan pemimpin di perusahaan dengan akses tertentu. Hal ini dapat mempercepat proses identifikasi. Misalnya, setiap divisi terkait dapat langsung melihat laporan yang diperlukan tanpa harus memintanya melalui email.  

Setelah diidentifikasi, risiko perlu dianalisis untuk menentukan ruang lingkup dan potensi dampaknya. Risiko besar dapat membuat bisnis terhenti, sedangkan risiko kecil mungkin hanya menyebabkan ketidaknyamanan kecil pada proses bisnis perusahaan. 

Petakan risiko-risiko tersebut ke dalam berbagai prosedur dan proses bisnis untuk memahami dampak luas dari setiap risiko dan setiap proses yang perlu diambil. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif seperti: audit, wawancara, metrik, atau survei.    

2. Melibatkan Pemangku Kepentingan 

Komunikasikan dengan jelas kepada para pemangku kepentingan internal dan eksternal tentang risiko humas dan bagaimana Anda berencana untuk mengelolanya. Pastikan untuk mendengarkan kekhawatiran dan ekspektasi mereka. Pertimbangkan kekhawatiran dan ekspektasi ini ketika mengembangkan respons dan rencana mitigasi. 

Mereka mungkin juga memiliki alternatif lain untuk dipertimbangkan. Dengan melakukan hal tersebut, Anda dapat menjaga kepercayaan para pemangku kepentingan terhadap perusahaan. 

3. Menentukan Peran dan Tanggung Jawab  

Langkah selanjutnya adalah menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas dalam manajemen risiko humas berdasarkan kompetensi masing-masing. Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap proses dan aktivitas. 

Kemudian tetapkan kepemilikan dan wewenang untuk pengambilan keputusan dan buatlah proses eskalasi serta pelaporan yang jelas. Hal ini akan menumbuhkan budaya kolaborasi dan komunikasi yang sehat di antara tim humas dan divisi terkait lainnya.   

4. Mengembangkan Respons dan Rencana Mitigasi

Selanjutnya, kembangkan respons dan rencana mitigasi yang tepat terhadap risiko humas. Untuk menetapkan respons yang tepat, rancanglah berdasarkan tingkat urgensi dan tingkat keparahannya. 

Lakukan yang terbaik untuk mengimplementasikan respons yang dapat mencegah atau setidaknya meminimalkan risiko humas. Hal ini dapat berupa pedoman untuk karyawan atau kebijakan tertentu untuk pelanggan.    

5. Mengevaluasi dan Memperbaiki 

Langkah terakhir adalah memantau dan mengevaluasi hasil dan dampak dari respons risiko humas Anda melalui audit. Perhatikan semua faktor risiko dengan saksama. Jika perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen risiko, pastikan perangkat lunak tersebut berfungsi, sehingga setiap perubahan dapat dilihat oleh setiap pihak yang bertanggung jawab.   

Hal ini dapat memastikan efektivitas dan efisiensi kerangka kerja tata kelola risiko humas Anda. Praktik pertama mungkin tidak sempurna, tetapi Anda bisa belajar banyak hal dan meningkatkan ppraktik manajemen risiko humas Anda.    

Kesimpulan 

Manajemen risiko humas yang tepat penting untuk membangun dan mempertahankan kredibilitas perusahaan dan kepercayaan publik terhadap perusahaan tersebut. Itulah mengapa kerangka kerja tata kelola risiko humas diperlukan. Ikuti 5 langkah di atas untuk mengembangkan kerangka kerja yang tepat.