Cara Menulis Rilis Pers untuk Sebuah Acara

Dari zaman ke zaman siaran pers selalu menjadi alat public relations (hubungan masyarakat) yang ampuh untuk mengumumkan acara apa pun. Dengan menerbitkan siaran pers acara, Anda dapat menghasilkan lebih banyak gebrakan dan eksposur melalui liputan media.  

Hal ini juga dapat digunakan untuk mengundang wartawan untuk menghadiri dan meliput acara Anda. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu memahami cara menulis siaran pers acara dengan benar.    

Apa Itu Siaran Pers Acara? 

Siaran pers acara adalah pengumuman yang layak diberitakan dan informatif tentang suatu acara. Agar informatif, siaran pers perlu menyertakan rincian acara, seperti:  

Nama acara, 

Lokasi, 

Tempat acara,

Tanggal, 

Waktu yang tepat,

Tema,

Dresscode (panduan tentang pakaian) jika ada,  

Pembicara utama atau tamu penting.   

Untuk menarik minat dan liputan media terhadap acara tersebut, paragraf pertama siaran pers acara harus menjawab pertanyaan 5W di bawah ini: 

Siapa yang menyelenggarakan acara?

Apa acara tersebut?  

Di mana acaranya? (lokasi dan aksesibilitas yang tepat)

Kapan acaranya? (tanggal dan waktu yang tepat)

Mengapa acara tersebut penting dan layak diberitakan? 

Jika tidak memungkinkan, maka cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dalam 2 paragraf.   

5 Jenis Acara 

Ada beberapa jenis acara yang layak untuk diumumkan melalui siaran pers, seperti:  

1. Acara Peluncuran Produk Baru 

Ketika sebuah merek meluncurkan produk baru, maka siaran pers adalah cara yang bagus untuk mendapatkan calon pelanggan potensial. Peluncuran ini dapat dilakukan dengan atau tanpa acara. 

Namun, acara peluncuran produk akan lebih menarik daripada sekadar peluncuran produk secara online. Sebagai contoh: sebuah merek olahraga berkolaborasi dengan pembalap sepeda terkenal untuk meluncurkan sepeda baru yang unik. Merek ini dapat mengadakan acara dengan pembalap ini dan menulis siaran pers tentangnya. 

2. Acara Penggalangan Dana 

Acara ini bertujuan untuk menggalang dana untuk tujuan yang spesifik dan penting. Saat menulis siaran pers ini, pastikan untuk menyertakan rincian penyebabnya. 

Hal ini akan memberikan pemahaman yang lebih mendalam kepada audiens tentang mengapa mereka perlu menyumbang. Hal ini bahkan dapat mendorong mereka untuk menyumbang.     

3. Acara CSR 

Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR) adalah elemen penting dalam mendapatkan kepercayaan publik. Misalnya, sebuah startup pendidikan mengajarkan anak-anak desa cara membaca dan berhitung. Startup ini dapat menggunakan siaran pers untuk merekrut sukarelawan dan mempromosikan dirinya sebagai merek yang peduli pada anak-anak.        

4. Acara Satu Kali 

Untuk menciptakan brand awareness dan meningkatkan loyalitas pelanggan, sebuah merek dapat mengadakan acara satu kali seperti: kontes makan, meet and greet, kontes make-up, pameran temporer, dan lain-lain.                

5. Acara Tahunan 

Beberapa merek yang sudah dewasa mungkin telah mengadakan acara tahunan selama bertahun-tahun untuk memperkuat komunitas mereka. Setiap kali Anda mengadakan acara tahunan ini, buatlah perbedaan yang unik. 

Oleh karena itu, melalui siaran pers, Anda dapat menyampaikan alasan mengapa orang harus datang ke acara tahun ini, karena akan ada yang berbeda dengan acara pada tahun sebelumnya.  

Bagaimana Cara Menulis Siaran Pers Acara? 

Siaran pers yang baik dapat membuat atau menghancurkan sebuah acara. Berikut adalah beberapa langkah untuk menulis siaran pers acara dan membuatnya lebih menarik: 

1. Gunakan Format yang Tepat 

Format standar siaran pers adalah:  

Tanggal publikasi yang diinginkan, 

Informasi kontak, 

Judul, 

Penutup,   

Paragraf utama,

Tubuh,

Visual, 

Penutup. 

Namun, jika Anda menulis siaran pers acara, Anda perlu menyertakan informasi spesifik di setiap bagian, seperti yang ditunjukkan di bawah ini: 

Tanggal rilis yang diinginkan: tulis "untuk segera dirilis" atau "tunda rilis hingga" diikuti dengan tanggal tertentu.  

Informasi kontak: masukkan nama, alamat email, dan, jika memungkinkan, nomor telepon orang yang bertanggung jawab untuk setiap acara. 

Judul: cantumkan merek dan nama acara dalam beberapa kata saja.  

Sampul: sertakan gambar sampul yang berkualitas tinggi dan relevan.

Paragraf pertama: jawablah semua pertanyaan 5W dengan informasi penting tentang acara tersebut. 

Paragraf kedua dan ketiga: buat sudut pandang yang relevan dan berikan lebih banyak rinci tentang acara itu.  

Paragraf keempat: sertakan kutipan atau permintaan yang relevan dan menarik. 

Paragraf kelima (dan terakhir): masukkan informasi tambahan tentang acara, seperti panduan tentang pakaian, harga tiket, dan lain-lain.   

Visual: tambahkan visual berkualitas tinggi dan relevan pada paragraf.     

Boilerplate: tinjauan umum tentang merek. Lewat boilerplate, audiens akan mengenal merek Anda lebih baik dari sebelumnya.    

Setiap informasi spesifik ini dapat ditingkatkan berdasarkan panjang dan pesan utama siaran pers.  

2. Tambahkan Visual 

Selanjutnya, tambahkan elemen visual yang relevan, berkualitas tinggi, dan menarik seperti: foto, video, ilustrasi, grafik, infografis, dll. Hal ini akan menarik audiens yang lebih luas. Lebih baik menyematkan gambar atau logo merek Anda daripada gambar stok lain yang tersedia di internet.  

3. Gunakan Sudut Pandang yang Tepat 

Konten yang layak diberitakan seperti siaran pers harus ditulis dengan menggunakan sudut pandang orang ketiga, seperti: orang, audiens, dan lain-lain. 

4. Tulis dengan Singkat 

Tidak ada panjang maksimum untuk siaran pers. Namun, tulislah siaran pers yang singkat dan langsung pada intinya. Sebuah siaran pers acara biasanya terdiri dari 300-500 kata.  

5. Pertimbangkan Waktu   

Siaran pers acara harus dikirim setidaknya 3 minggu sebelumnya. Hari terbaik untuk mengirimkan siaran pers adalah hari Selasa dan Rabu pada jam kerja normal. 

Contoh Siaran Pers Acara 

Setelah Anda memahami jenis-jenis siaran pers acara dan cara menulisnya, berikut adalah contoh siaran pers sebagai referensi Anda: 

Tahan rilis hingga: 12 Juni 2023  

Kontak 

Belinda 

Direktur Pemasaran

Marah  

belinda@hangry.com 

+62813847772846

HAngry Gelar Kontes Makan Pizza Berhadiah Total Rp20.000.000  

Jakarta - HAngry, restoran pizza all-you-can-eat yang terkenal di Jakarta Selatan, akan merayakan hari jadinya yang ke-10 dengan mengadakan kontes makan pizza pada hari Minggu, 25 Juni 2023 pukul 10.00 WIB. 

Untuk merayakan ulang tahun tersebut, HAngry akan mengadakan kontes makan pizza setinggi 1 meter. Kontes ini akan diadakan di halaman belakang Restoran HAngry, Jalan Apel Belimbing No. 15, Jakarta Selatan 12920. 

Susan Wijaya, selaku pemilik restoran ini, mengaku sangat bersyukur HAngry dapat terus menyajikan hidangan lezat kepada masyarakat hingga tahun ke-10 ini. Menurutnya, perayaan ini merupakan cara HAngry untuk mengucapkan terima kasih kepada para pelanggan setianya.

Total hadiah senilai Rp 20.000.000 akan dibagikan kepada 3 orang pemenang yang berhasil menghabiskan pizza sepanjang 1 meter paling cepat dengan rincian sebagai berikut:

Juara 1: Rp10.000.000

Juara 2: Rp7.000.000

Juara 3: Rp3.000.000 

Pendaftaran Lomba Makan Pizza akan dibuka pada hari Selasa, 13 Juni 2023 melalui www.HAngry.com/pizzagratis/ dengan kuota terbatas. 

Selain lomba makan pizza, HAngry juga akan membagikan pizza ukuran pribadi secara gratis kepada 100 anak Panti Asuhan Kasih Ibu.  

Susan mengatakan bahwa hal ini merupakan bentuk kepedulian HAngry terhadap anak-anak yang tentunya berhak merasakan kebahagiaan dari pizza HAngry yang lezat dan sehat. 

"Kami berharap melalui perayaan ini, HAngry dapat berbagi berkah dengan banyak orang, termasuk anak-anak panti asuhan," ujar Susan Wijaya.    

Masyarakat umum turut diundang untuk bergabung dalam acara yang menyenangkan ini. Anda dapat menyaksikan kompetisi makan dan/atau berdonasi ke panti asuhan. Untuk informasi lebih lanjut, ikuti mereka di Instagram @hangryasalways. 

[Boilerplate] 

Didirikan pada tahun 2013, HAngry (Hungry and Angry) menyajikan pizza sepuasnya dalam berbagai rasa: Italia, Jepang, dan Indonesia.

Menulis siaran pers acara dengan cara yang benar akan membuat Anda mendapatkan liputan media yang besar dan lebih banyak pengunjung. Jadi, luangkan waktu untuk menulis siaran pers yang menarik untuk acara Anda.