5 Tips Menulis Siaran Pers untuk Menghadapi Isu Negatif

Ada banyak jenis siaran pers dengan tujuan yang berbeda-beda. Salah satunya adalah siaran pers krisis (isu negatif). Menulis siaran pers untuk menghadapi isu negatif akan berbeda dengan menulis siaran pers jenis lainnya. 

Berbeda dengan jenis siaran pers lainnya, jenis ini bertujuan untuk menjaga citra baik perusahaan. Oleh karena itu, setiap pernyataan harus dapat memenuhi kebutuhan pembaca dan ditulis dengan hati-hati untuk menghindari kritik.   

5 Tips Menulis Siaran Pers untuk Menghadapi Isu Negatif 

Beberapa contoh isu atau krisis negatif adalah: Facebook saat menghadapi masalah privasi, Gojek saat menghadapi PHK besar-besaran terhadap karyawannya, dan Uber saat menghadapi pelecehan seksual dan lingkungan kerja yang tidak bersahabat.

Menulis siaran pers yang menarik perhatian adalah cara yang efektif untuk menjaga citra baik perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis siaran pers dalam menghadapi isu negatif:   

1. Buat Garis Besar tentang Krisis 

Buatlah garis besar dari situasi krisis dengan mempertimbangkan berbagai aspek dan solusi yang mungkin berada dalam kendali Anda. 

Kemudian pertimbangkan bagaimana pengaruhnya terhadap para pemangku kepentingan Anda (karyawan, investor, pemasok, pelanggan, dan lain-lain). 

Jika memungkinkan, diskusikan hal ini dengan para pemangku kepentingan tersebut. Hal ini akan membantu Anda untuk mendefinisikan krisis dari perspektif yang berbeda, termasuk risiko dan kekhawatiran. Hal ini akan membantu Anda untuk memahami apa yang perlu disampaikan dalam siaran pers tersebut.  

2. Tentukan Bagaimana Perusahaan akan Menanggapinya 

Setelah Anda memahami situasi dan dampaknya terhadap para pemangku kepentingan, identifikasi solusi realistis yang dapat meredakan kekhawatiran dan mengurangi risiko. Untuk menentukan tanggapan yang tepat, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut:  

Apakah perusahaan Anda bersalah? 

Jika ya, tulislah pengakuan kesalahan secara transparan tanpa pembelaan. Hal ini akan menunjukkan kepada audiens bahwa Anda tetap bertanggung jawab. Jika tidak, hal ini akan membuat mereka semakin marah dan tidak percaya kepada perusahaan Anda di masa depan. 

Nada apa yang harus Anda gunakan?  

Jika itu adalah kesalahan Anda, gunakan nada yang rendah hati, tulus, dan kompeten. Jangan mencari-cari alasan untuk membela perusahaan Anda. Audiens perlu membaca permintaan maaf Anda dan solusi yang tepat untuk mengatasi krisis tersebut.  

Bagaimana Anda dapat membantu mereka yang terkena dampak? 

Terkadang sebuah krisis dapat membantu memperkuat hubungan Anda dengan orang lain. Jika demikian, carilah solusi yang realistis dan dapat dicapai untuk membantu mereka yang terkena dampak. Jika perusahaan Anda memang bersalah, Anda harus mengurangi kerusakan dan meyakinkan audiens bahwa krisis seperti itu tidak akan terjadi lagi. 

3. Identifikasi Audiens yang Ditargetkan 

Krisis mungkin hanya memengaruhi beberapa kelompok orang, tidak semua pemangku kepentinga, bahkan tidak semua pelanggan Anda. Oleh karena itu, Anda perlu menentukan siapa saja audiens yang terkena dampaknya. Hal ini akan membantu Anda untuk berbicara kepada mereka melalui sebuah siaran pers.    

Identifikasi mengapa dan apa yang perlu mereka dengar dari organisasi Anda. Gunakan 5W untuk menulis apa yang perlu mereka dengar dari Anda. Misalnya, pelanggan yang terkena dampak pelanggaran data ingin mengetahui langkah Anda untuk melindungi data mereka di masa depan. 

Mereka juga mungkin juga mencari kompensasi tambahan, seperti: poin keanggotaan gratis, program pemantauan identitas, diskon, dan lain-lain. 

4. Tentukan Nada 

Jika perusahaan Anda yang bersalah, gunakan nada yang rendah hati dan kompeten untuk menyampaikan fakta dan solusinya. Hal ini memungkinkan audiens untuk memahami bahwa perusahaan Anda memiliki kemampuan untuk mengakui kesalahan dan menerapkan solusi terbaik. 

5. Tuliskan Fakta yang Benar Saja 

Meskipun perusahaan Anda masih melakukan investigasi dan belum jelas siapa yang harus disalahkan, jangan gunakan pembenaran untuk membela diri. Hal itu hanya akan meningkatkan ketidakpercayaan mereka terhadap perusahaan Anda.   

Sebaliknya, komunikasikan fakta dan solusi secara efektif dengan menjawab 5W + 1H. Anda juga dapat menyertakan narahubung yang dapat dihubungi jika perlu.  

menghadapi isu-isu negatif merupakan tantangan tersendiri bagi tim humas. Menulis siaran pers yang baik adalah cara yang efektif untuk menjaga citra baik perusahaan. Ikuti tips di atas untuk menulis siaran pers yang baik dalam menghadapi berbagai isu negatif.